Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Закрепление водителя за автомобилем бюджетный учет». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
По правилам указанной Инструкции основные средства принимаются к бухгалтерскому учету по их первоначальной стоимости в размере фактических вложений, которые аккумулируются на счете 106 01 000 «Капитальные вложения в основные средства». Поэтому отражать стоимость транспортного средства на счете 101 05 310 целесообразно после того, как на счете 106 01 310 «Увеличение капитальных вложений в основные средства» будут собраны все затраты по его приобретению.
Следует отметить, что и в настоящее время многие бюджетные учреждения для учета работы транспортного средства продолжают использовать типовую форму № 3 «Путевой лист служебного легкового автомобиля». Ситуация, когда компания предоставляет своим сотрудникам, которые не являются водителями, в пользование служебные машины, достаточно распространенная. Автомобиль может быть передан, например, руководителю или работникам, чья работа носит разъездной характер (торговому представителю, менеджеру по закупкам).
Содержание статьи
Сколько времени и как хранить приказ
Казенное учреждение через подотчетное лицо приобрело комплект новых шин для замены изношенных стоимостью 25 000 руб. Аванс на покупку шин был выдан из кассы учреждения. Денежные средства израсходованы в полном объеме, шины приняты к учету. Установка шин на транспортное средство произведена водителем учреждения.
Оформить распоряжение безопаснее до передачи автомобиля сотруднику. Такое правило поможет определить ответственного за техническое состояние транспорта, а также поможет избежать проблем в случаях, если сотрудник попадет в аварию или сломает машину.
В случае недостачи топлива по акту обмера в сравнении с установленными нормами расходования руководитель учреждения принимает меры к выявлению причин перерасхода и в надлежащих случаях — меры взыскания. При выявлении экономии ГСМ начисляется премия за экономию материальных ресурсов.
Как составить приказ о закреплении транспортного средства за водителем
К фактическим затратам по приобретению транспортных средств можно отнести: суммы, уплачиваемые продавцу; регистрационные сборы, государственные пошлины и другие аналогичные платежи, связанные с получением прав на объект; таможенные пошлины; затраты по доставке, включая ее страхование; суммы, уплачиваемые за консультационные, информационные и посреднические услуги (п. 12 Инструкции N 25н). Перечень фактических затрат по приобретению основных средств не закрыт.
Чтобы оформить новый приказ о закреплении транспортного средства за водителем, образец и бланк посмотрите в статье. Проверьте, чтобы в вашем приказе были все необходимые данные.
Однако не забывайте, что при этом должны быть документы, подтверждающие связь поездки со служебной деятельностью такого должностного лица. Таким документом, как уже было указано выше, может быть журнал произвольной формы, в котором будут указаны цель служебной поездки и лицо, предоставившее разрешение на ее осуществление. Заборная карта выписывается на каждого получателя на несколько наименований материалов для расходования по прямому назначению в двух экземплярах, один из которых с распиской получателя хранится на складе, второй — у получателя. При ежедневном отпуске материалов карта выписывается на 15 дней, а при периодическом отпуске — на месяц.
К сожалению, на данный момент четкий порядок использования легковых автомобилей для поездок, связанных со служебной деятельностью должностных лиц учреждений и организаций, содержащихся за счет государственного или местных бюджетов, на законодательном уровне не разработан.
При списании в расход автомобильного топлива используются данные путевых листов, согласно которым на протяжении месяца ведутся накопительные карточки учета расхода топлива по отдельным автомобилям и материально ответственным лицам (см. приложение 2 к материалу). В конце месяца делаются замеры остатков топлива в баках транспортных средств, которые оформляются актом (см. приложение 3 к материалу). Затем по данным карточек учета расходов топлива и замеров остатков в конце месяца, подтвержденных актом, определяется стоимость ГСМ, фактически израсходованных при эксплуатации транспортных средств. При этом устанавливается расход топлива по норме, который сравнивается с фактическим расходом, и выводится экономия или перерасход.
Основным первичным документом учета эксплуатации автотранспортных средств является путевой лист, бланки которого хранятся как документы строгой отчетности с соответствующей регистрацией их выдачи и возврата. Путевой лист регистрируется в журнале. В нем ставится штамп и печать учреждения. При этом новый путевой лист выдается водителю после сдачи им предыдущего путевого листа в бухгалтерию.
Организации вправе закрепить транспортные средства за работниками. Правила распределения машин записывают в специальном приказе директора. Этот документ помогает делегировать ответственность за имущество сотрудникам и избежать проблем с эксплуатацией транспорта.
Часто в счете-фактуре, выставленном продавцом автомобиля, кроме стоимости автомобиля значится стоимость услуг по антикоррозийному покрытию, тонированию стекол и пр. Например, бюджетное учреждение приобрело легковую автомашину.
Однако не все так просто. Может, за управление автомобилем работнику необходима доплата? А как быть с предрейсовыми медосмотрами? Давайте разберемся.
Шины, снятые с автомобиля, ранее учитываемые за балансом, подлежат списанию на основании акта приема-сдачи выполненных работ, подтверждающего их замену на новые (абз. 3 п. 349 Инструкции № 157н). Сам факт списания шин с забалансового счета 09 можно оформить актом о списании материальных запасов (ф. 0504230) либо бухгалтерской справкой (ф. 0504833). Соответствующее решение должно быть закреплено в учетной политике учреждения.Замена автомобильных шин может происходить вследствие их непригодности для дальнейшей эксплуатации (износа, повреждения) либо при смене сезонов (замена летней резины на зимнюю и наоборот).
Как видим, доказать факт совмещения работникам удается только на основании документов. И если такие документы имеются, то работодателю проще доплатить работнику за совмещение, не доводя дело до суда. Автотранспортные средства как объект бюджетного учета, согласно положениям Инструкции N 25н , подлежат отражению в составе основных средств на счете 101 05 000 «Транспортные средства». С 1 января 2006 г. в соответствии с новыми правилами Инструкции по бюджетному учету к основным средствам относятся не только эксплуатируемые объекты, но и те, которые находятся на складе. То есть отражение стоимости транспортного средства на счете 101 05 310 «Увеличение стоимости транспортных средств» не привязано к моменту ввода его в эксплуатацию.
Перед проведением проверки составляется программа, в которой указываются вопросы, подлежащие проверке. В отношении использования автотранспорта в бюджетных учреждениях они следующие.
Самостоятельно разработанную форму и порядок ее использования необходимо утвердить приказом (распоряжением) руководителя учреждения.
Приказ ГТК России от 28.12.1998 N 875 «О порядке использования автотранспорта таможенных органов и улучшении его эксплуатации и ремонта».
Топливо списывается по фактическому расходу, но не выше норм, утвержденных для отдельных марок автомобилей. В путевом листе в обязательном порядке указываются показания спидометра при выезде из гаража и возврате в гараж в конце рабочего дня.
Однако даже если работник возит какие-то грузы (торговый представитель — образцы), но в трудовом договоре предусмотрено, что он исполняет свои обязанности с использованием автомобиля, тогда совмещение должностей отсутствует, а значит, требование о доплате неправомерно. В этом случае управление автомобилем выполняется в рамках заключенного трудового договора и предусмотренной им трудовой функции, что не подразумевает каких-либо доплат.
Новые автошины, выданные взамен изношенных, поврежденных (не подлежащих ремонту), при их установке списываются с балансового учета и отражаются на забалансовом счете 09 «Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных». Учет шин за балансом осуществляется в течение всего периода их эксплуатации (использования) в составе транспортного средства. Это следует из п. 349 Инструкции № 157н.
Необходимость доплаты работнику за управление служебным автомобилем зависит от того, действительно ли он выполняет работу водителя, то есть перевозит грузы или людей.
Приказ о закреплении автомобиля за сотрудниками больше всего подойдет компаниям с большим автопарком. Например, организациям, которые оказывают услуги по перевозке грузов или пассажиров.
Расходование бюджетными учреждениями бюджетных средств контролируют Счетная палата, территориальные органы Росфиннадзора, ведомственные контрольно-ревизионные подразделения путем проведения ревизий и проверок. Профилактические и контрольные мероприятия, оперативное извещение руководства о выявленных нарушениях, своевременное принятие мер по материалам ревизий и проверок, направленных на обеспечение эффективного использования бюджетных средств, значительно повышают уровень соблюдения законодательства при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности в бюджетных учреждениях. В то же время материалы проверок показывают, что нередки случаи невыполнения требований законодательства РФ. Это вызвано в том числе недостаточностью применяемых мер ответственности за нарушение финансовой дисциплины.
В нем следует отметить о такой необходимости, указать, какой именно автомобиль будет использоваться (марку автомобиля и его государственный номер), и лиц, которые могут его использовать.
Организация вправе закрепить автомобили за сотрудниками, чтобы усилить контроль целевого использования транспортных средств. Для этого новый порядок необходимо прописать в специальном распорядительном документе. Его рабочая форма официально нигде не утверждена. Но есть обязательные реквизиты, которые безопаснее записать в бланке.
На основании сведений, указанных в ведомостях выдачи ГСМ, сверенных с данными путевых листов, стоимость бензина и дизельного топлива списывается с субсчета 064-1 «Топливо на складах» в дебет субсчета 064-3 «Топливо в баках транспортных средств». Если организация не ведет разбивку субсчета 064 по аналитическим счетам, то этой бухгалтерской записи не требуется.
Первый вопрос, который возникает перед работниками бухгалтерии: на какую статью экономической классификации относить указанные виды расходов? В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации (далее — Указания) стоимость автомобиля следует отражать по статье 310 «Увеличение стоимости основных средств».