Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт передачи трудовой книжки работодателю». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В статье подробно описывается порядок составления и форма такого документа, обстоятельства, предполагающие необходимость его оформления. Особое внимание уделяется работе комиссии и обязанностям уполномоченных лиц предприятия по соблюдению процедуры приема-передачи трудовых книжек и их хранению в организации в течение установленного срока.
Комиссия должна проверить правильность заполнения трудовых книжек, ведения журналов и книг учета. Только после проведения проверки, дела передаются новому работнику.
Содержание статьи
- Акт передачи трудовых книжек при увольнении кадровика
- Процесс передачи трудовых книжек
- Как происходит процесс передачи трудовых книжек сотрудников
- Акт приема-передачи трудовых книжек: образец, бланк и порядок заполнения
- Акт приема-передачи трудовых книжек: порядок оформления и образец бланка
- Акт приема передачи трудовой книжки работнику образец
- Акт приема-передачи трудовых книжек (образец)
- Практическое дополнение: как работать с темой «Акт передачи трудовой книжки работодателю»
Акт передачи трудовых книжек при увольнении кадровика
Испорченные при заполнении бланки и вкладыши подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Для того, чтобы списать испорченные документы, руководитель должен издать приказ, который бы разрешал создание комиссии для проведения списания. Сформированной комиссии предъявляются испорченные бланки. Составляется акт на списание трудовых книжек, образец заполнения смотрите ниже.
Обязанности на работника возлагаются путем издания соответствующего приказа, который будет выступать в качестве подтверждения того факта, что другое лицо будет нести ответственность за учет и оформление трудовых книжек. После того, как распоряжение стало действительным, кадровый сотрудник полностью отвечает за учет и сохранение этих бланков.
Обязанность по проведению такой процедуры законом не установлена. Бывает, что кадровик при увольнении отказывается подписывать акт приема-передачи.
Установленной формы акта нет. К составлению документа имеются требования. В акте необходимо указать полное название организации, перечислить членов комиссии и внести дату и место его составления. Кроме этого в акт вносится информация о недостатках, выявленных в ходе проверки документации членами комиссии.
При передаче бланков в таблице будет достаточно указать порядковый номер, серию и номер документа. Под каждой таблицей указывается общее количество документов каждого вида.
В графах указывается:
- Ф.И.О. владельца.
- Серия и номер документа.
- Наличие вкладышей.
- Примечания.
Однако на практике приём – передача дел отдела кадров не всегда оформляется как надо, а иногда и не производится совсем, ведь нет чётких правил, регулирующих эту процедуру.
Форма трудовой книжки является унифицированной и утверждена Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. Этот же нормативный документ определяет порядок ведения, учета и хранения трудовых книжек.
Процесс передачи трудовых книжек
Акт приема-передачи трудовых книжек – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает факт приема-передачи трудовых книжек. Вкладыши к трудовым книжкам и непосредственно книжки сберегаются в кадровом отделе организации, поэтому акт приема-передачи трудовых книжек оформляют в границах передачи дел кадровому сотруднику.
Большим подспорьем в работе комиссии будет номенклатура дел ОК: там ведь перечислены все обязательные папки, которые должны быть в отделе.
Если книжки передают в другую компанию, то утвердить акт для совершения этого действия может любой из руководителей.
Например, если увольняется табельщик, проверить нужно только табеля учёта времени – их заполнение и соответствие законам.
Как происходит процесс передачи трудовых книжек сотрудников
Между тем, процедура передачи дел не так уж и сложна, алгоритм её таков:
- создаётся комиссия по передаче дел;
- проверяются кадровые документы;
- составляется акт приёма-передачи.
Осуществляя передачу трудовых, в данной таблице указываются сведения о документах (их номер и серию). Под таблицей указывается общее число документов одного вида. После заполнения акт заверяется лицом, сдавшем по данному документу книжки и лицом, принявшим их по данному акту.
Кроме того, данный акт может быть нужен и в некоторых других ситуациях, поэтому стоит разобраться во всех тонкостях его оформления.
Предполагается, что любое перемещение книжек должно документально оформляться. Однако исключением из указанного положения является временная выдача документа на руки трудоустроенному владельцу.
Назначение данного документа в том, чтобы зафиксировать движение большого количества книжек. При необходимости работодатель сможет использовать его в дальнейшем, чтобы подтвердить этот факт. Поэтому составление акта приема-передачи трудовых книжек по образцу, предлагаемому нами, будет не лишним: необходимо сделать всё правильно и без ошибок.
Если предприятие крупное и документов, подлежащих передаче много, то для проведения и оформления этой процедуры необходимо создание специальной комиссии. В нее могут войти сотрудники разных подразделений фирмы, в составе не менее двух человек. Комиссия также назначается путем выпуска отдельного приказа руководителя компании.
Акт приема-передачи трудовых книжек: образец, бланк и порядок заполнения
После внесения всей информации акт подписывают члены комиссии, присутствующие во время проведения инвентаризации документов.
При увольнении работника, который отвечал за ведение документации, сопровождается передачей трудовых книг и прочей документации.
Любой работник организации может заболеть, уволиться или уйти в отпуск, и сотрудник кадровой службы не является исключением. Но кадровик помимо прочего отвечает за ведение и хранение трудовых книжек остальных работников. В этом случае проводится передача трудовых книжек, которая оформляется в письменном виде актом приема передачи.
В статье будет идти речь об акте приема-передачи трудовых книжек. Что это за документ, каково его назначение, и как правильно составить – далее.
Трудовые книжки и вкладыши в них приравниваются к документам строгой отчетности. Они содержат персональные данные и сведения о периодах трудовой деятельности, на основании которых будет назначаться пенсия. Поэтому к ведению, хранению и учету трудовых книжек предъявляют особые требования.
Акт приема-передачи трудовых книжек: порядок оформления и образец бланка
Прием кадровых документов — ответственная процедура. Хорошо, если предшественник сможет все объяснить, поможет разобраться. Но что делать, если вы обнаружили ошибки?
В приказе фиксируется следующая информация:
- правила формирования комиссии, ее численный и персональный состав;
- правила сбора информации, отражение результатов работы комиссии.
Допустим, вы устраиваетесь кадровиком, а приём передача дел никем не оформлена. Как снять с себя ответственность за чужие ошибки?
Поэтому, если он увольняется или переводится, книжки передаются новому работнику только при соблюдении целого ряда условий, установленных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
Лицом, ответственным за трудовые книжки (их учет, ведение и хранение), является сотрудник, назначенный приказом директора. В случае смены ответственного лица потребуется составление такого документа, как акт приема-передачи трудовых книжек.
Проверка имеющихся в наличии кадровых документов, правильности их оформления, соблюдения порядка хранения. Этот этап позволяет не только оценить текущее состояние кадрового документооборота в организации, но и определить, какие шаги следует осуществить с целью приведения документации фирмы в порядок.
В нем также отражается информация о необходимости внесения в них исправлений и разработке новых экземпляров.
Исключение составляют учреждения образования, культуры и некоторые другие учреждения, в которых делопроизводственный год начинается 1 сентября.
Акт приема передачи трудовой книжки работнику образец
Кроме того, законодательством также строго регламентирована процедура передачи хранящихся в организации действительных трудовых книжек (а также чистых бланков) от одного уполномоченного лица другому.
Акт о приеме-передаче трудовых книжек можно писать как на простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации (наиболее приемлемый вариант, поскольку в этом случае в него сразу внесены реквизиты предприятия). Оформлять документ можно как в рукописном виде, так и в печатном – никакой разницы здесь нет.
Оформляется актом прием-передача трудовых книжек, как правило, при смене сотрудника предприятия или организации, отвечающего за их хранение, например, при увольнении или уходе в отпуск работника отдела кадров.
Бланк акта о приеме-передаче может включать в себя один лист или же несколько – если документов большое количество. Все листы следует скрепить суровой нитью, затем на последней внешней странице рядом с крепежом поставить печать и написать количество листов, дату оформления акта и удостоверить эти сведения нужными подписями.
Акт приема-передачи трудовых книжек (образец)
Основанием для заполнения данного акта, являются распорядительные документы, указывающие на причину приема-передачи дел.
А в каких случаях составляется акт приема-передачи трудовых книжек и по какой форме, расскажем в нашей консультации. Примерную форму акта приема-передачи трудовых книжек (бланк) скачать можно будет по ссылке, приведенной в конце нашего материала.
Законодательство не предусматривает регламентов и правил по составлению акта приема-передачи трудовых книжек. Эти регламенты и правила работодатель может разработать и утвердить внутренним нормативным актом. Например, Положением о делопроизводстве или Положением о кадровой службе.
Составляется акт на основании приказа о смене (назначении) ответственного за их учет и хранение лица. Номер и дата приказа вписываются в акт в качестве основания для его составления.
Независимо от того, на каком варианте остановится предприятие, акт обязательно должен включать в себя следующие данные:
- информацию о компании,
- составе комиссии, участвующей в передаче документов,
- сведения о самих трудовых книжках, вкладышах в них и новых бланках – это лучше оформить в виде таблицы.
В том случае, если ответственный за ведение, хранение и учет трудовых книжек сотрудник больше не может исполнять свои трудовые обязанности в означенной части (чаще всего – по причинам увольнения либо перевода на другую должность), вместе со своими полномочиями он также передает новому ответственному лицу хранящиеся в организации трудовые книжки сотрудников, а также чистые бланки.