Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как выписать дубликат при утере трудовой книжки». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Утрата трудовой книжки возможна по самым разным причинам. Отчаиваться не стоит, утраченные данные возможно внести в дубликат. Читайте о том, как его оформить, скачайте образец документа.
Порядок действий при утере трудовой книжки зависит от того, кто являлся ответственным за ее сохранность.
В период, когда работник официально трудоустроен, за сохранность его трудовой книжки отвечает работодатель.
Содержание статьи
- Правила заполнения дубликата трудовой книжки при утере в 2019 году
- Какие сведения вносятся в дубликат
- Как сделать дубликат утраченной трудовой книжки?
- Что делать, если старая трудовая закончилась?
- Как оформить дубликат трудовой книжки после ее утери
- Практическое дополнение: как работать с темой «Как выписать дубликат при утере трудовой книжки»
Правила заполнения дубликата трудовой книжки при утере в 2019 году
Правил ведения и хранения трудовых книжек, если трудовая книжка или вкладыш к ней пришли в негодность, работодатель по последнему месту работы выдает работнику дубликат.
Советский районный суд г. Омска, отказывая в удовлетворении требований К., исходил из отсутствия доказательств, подтверждающих предыдущую и последующую трудовую деятельность К. до и после работы у ответчика. Однако судебная коллегия Омского областного суда сочла данный вывод суда неверным, противоречащим требованиям трудового законодательства, и вот почему. Работодатель, по вине которого утрачена трудовая книжка, должен проинформировать работника о необходимости написать заявление на выдачу дубликата. Такое заявление работодатель рассматривает и выдает дубликат трудовой книжки в течение пятнадцати дней.
Выдачей дубликатов может заниматься либо работодатель, либо лицо, уполномоченное на выдачу трудовых, вкладышей и дубликатов. Обычно это работник отдела кадров или бухгалтер. В редких случаях, секретарь (если компания маленькая).
Если же трудовая книжка находится на руках у ее владельца, то ответственность за ее сохранность возложена на него самого.
Помимо подтверждений с текущего места работы, нужно собрать такие же бумаги со всех прежних мест трудоустройства.
В первой строке третьей графы раздела «Информация о работе» вносится запись об общем стаже работы.
Какие сведения вносятся в дубликат
Выдачу дубликата восстановленного документа фиксируют в книге по учету движения трудовых книжек. С указанием даты этого события и подписи самого работника.
Восстанавливать записи приходится, как правило, в двух случаях – утрата трудовой работником или работодателем. Компания обязана хранить кадровые документы. Если работник, ГИТ или суд потребуют документы, а вы не сможете их предоставить, компанию оштрафуют, а процедуру отменят.
В разделе «Сведения о работе» (графа 3) отразите общий и (или) непрерывный трудовой стаж, который имел сотрудник до поступления в организацию. Общий стаж запишите суммарно: просто укажите количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов работы и должности сотрудника.
Причины для этого могут быть самые разные: утрата бланка, или его порча, из-за чего он стал непригодным для дальнейшего использования и т.д.
Выдачей дубликата трудовой книжки занимается непосредственный работодатель на основании составленного заявления сотрудником, которое пишется в свободной форме.
Есть три критические ошибки в титульном листе трудовой — из-за них ПФР признает книжку недействительной. Но и в других случаях проблемы будут. Но не с ПФР, а с ГИТ. И не у сотрудника, а у вашей компании и лично у вас как того, кто за книжки отвечает.
Дубликат должен быть выдан заявителю в течении первых 15 календарных дней с момента принятия соответствующего заявления.
Если это прописано в ЛНА, руководитель в ответ на заявление издает приказ о выдаче дубликата. Если нет, этот шаг можно пропустить и начать процедуру восстановления сразу вслед за заявкой.
Поскольку особых требований к форме заявления актуальное законодательство не содержит, составлять его можно в свободной форме или на базе любого удобного шаблона. Главное — указать данные заявителя, дату и конкретную причину обращения.
Как сделать дубликат утраченной трудовой книжки?
Работодатель должен выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
Поэтому ранее состоявшееся решение суда было отменено, а ИППУ СО РАН обязали выдать дубликат трудовой книжки (Апелляционное определение Омского областного суда от 11.07.2012 по делу N 33-4169/12).
Дубликат выдается в случае утери или кражи основного документа. Кроме того, дублирующий бланк понадобится, если трудовая книжка пришла в негодность. Например, испачкалась, обгорела или порвалась, либо содержит запись об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанную недействительной.
Для этого работник должен подать заявление с просьбой об оформлении дубликата работодателю по последнему месту работы. Здесь возникает вопрос: какого работодателя считать «последним»? Если работник уволился с одного места работы и успел трудоустроиться к новому работодателю, последним местом будет считаться новая работа.
Трудовой книжкой называют персональный документ, подтверждающий информацию об официальном трудоустройстве и производственном стаже гражданина.
Исключением могут являться случаи, когда в документе были указаны неверные данные или запись невозможно восстановить.
Такой способ восстановления считается наиболее сложным, поскольку требует немало временных затрат и времени.
Обратите внимание, что к заявлению надо попросить предоставить документы с прежних мест работы, которые подтверждают периоды трудовой деятельности.
Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.
Что делать, если старая трудовая закончилась?
Вся информация об этом документе изложена в ст. 66 Трудового кодекса. Бланк трудовой должен отражать следующую информацию о работнике:
- Личные данные.
- Данные о выполняемой работе.
- Информацию о переводах, награждениях и увольнениях.
- Наименования документов, на которые ссылаются все действия.
В неё заносятся все сведения о работнике, включая информацию о прошлых местах трудовой деятельности – и эти записи делаются как раз на основании трудовой книжки.
Соответствующие положения закреплены в пункте 45 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225.
В этом случае дубликат ему придётся получать по действующему, а не прошлому месту работы на основании записей в личной карточке.
Как оформить дубликат трудовой книжки после ее утери
Если у пострадавшей стороны имеется на руках уже заверенная по всем формам копия, то в такой ситуации достаточно обратиться за оформлением документа напрямую к своему последнему работодателю.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
На титульном листе испорченного бланка кадровик должен сделать запись: «Взамен выдан дубликат» .
Дубликат оформляется на чистом бланке, приобретенном работодателем для выдачи сотрудникам. В приходно-расходной книге укажите, когда был израсходован бланк, а также его серию, номер и другие обязательные сведения.
Эти карточки хранятся в отделе кадров 1 год после увольнения, а затем должны быть переданы уже в архив предприятия, где срок их хранения установлен законом в размере 75 лет.
Дело в том, что хотя в ПФР и должны принимать копии, заверенные предприятием, иногда они продолжают требовать оригинал или нотариально удостоверенную копию.
Делают это в случае непредвиденных бедствий и т. п. Комиссия собирает информацию о работнике: стаже, должности, периоде исполнения трудовых обязанностей. Она также привлекает сведения о стаже их других организаций.
Как оформить дубликат трудовой книжки, если оригинал пришел в негодность (сгорел, порвался, испачкался, намок)? Следует сделать запрос на последней работе с просьбой о выдаче повторного документа.
Порядок заполнения трудовой книжки — это последовательность действий при внесении записей в основной документ о трудовом стаже работника. Законодательство жестко регламентирует, как заполняется трудовая книжка, кто вносит записи и в какой очередности.
Если пропажа обнаружена не сразу, на этапе очередного трудоустройства можно выбрать и другой, вполне легальный способ восстановления трудовой книжки — подать заявление о выдаче нового документа по новому месту работы. Раньше такой возможности у работника не было, но сейчас она предусмотрена статьей 65 ТК РФ.
Вариант с восстановлением трудовой книжки по справкам отлично подойдет в том случае если сотрудник устраивается на новое место работы.